DOCUMENTO DIRECTOR
CONGRESO INTERNACIONAL "AIAM5" PARA LA PROMOCIÓN DEL CONSUMO DE FRUTAS Y VERDURAS.
Grupo de Trabajo:
Hans F. Galeano y Manuel Moñino
CREACION DE COMITÉS
Estará compuesto por miembros del país que actúa como sede del congreso y será potestad del representante de 5 al día en el país anfitrión tomar decisiones acerca de su conformación. De acuerdo a lo anterior este comité variara cada año o cada 2 años de acuerdo a la periodicidad del congreso.
También es importante tener en cuenta que de acuerdo con la financiación del congreso y de las entidades que estén aportando para la realización del mismo, un representante de estas organizaciones también hará parte del comité organizador, aunque la última decisión será del país organizador.
Este comité estará encargado de la organización general del congreso,la mesa de trabajo de AIAM5 y de todas las actividades inherentes al evento. Así mismo será su responsabilidad los temas logísticos de los participantes, expertos y ponentes de las conferencias del congreso.
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Comité Consultivo - Científico - agenda.
Este comité será de representación internacional ya que su ordenaciónestará dada por miembros activos de diferentes países de la Alianza Internacional de Asociaciones y Movimientos 5 al día – AIAM 5.
La conformación de este comité estará constituida por las personalidades que por sus conocimientos, posición o cargo, el país anfitrión designe, además de la presidencia, la secretaria y lacoordinación de la Alianza, así como otros miembros que seandesignados democráticamente en AIAM 5.
Dentro de sus funciones estará la construcción y aportes a la agenda del congreso así como la aprobación final de la misma. Asimismo el comité Consultivo servirá de apoyo conceptual y científico al comitéOrganizador apoyando de esta manera la estructuración de la agenda académica del evento y las actividades complementarias.
OBJETIVOS DEL CONGRESO
Los objetivos específicos de los congresos deberán ser comunes para cada edición del evento sin importar el país o el año correspondientes. Estos objetivos estarán alineados completamente con los objetivos generales de la Alianza que se encuentran descritos en el Acta Adhesión. Estos objetivos serán siempre los mismos para todos los congresos y su modificación, inclusión o eliminación deberá contar con la aprobación de los miembros de la Alianza.
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Específicos - organizador - al menos 9 meses antes - participación AIAM5
Los objetivos específicos deberán ser definidos por el comité organizador ya que estos estarán direccionados hacia el cumplimiento de las metas impuestas para el congreso. Asimismo estos objetivos serán acordes con el tema central definido para el congreso el cual será igualmente aprobado por el comité consultivo del Congreso.Los objetivos específicos deberán ser precisados como mínimo 9 meses antes de la realización del congreso ya que de estos objetivos depende la construcción de la agenda académica así como la selección de los expertos que participaran en las conferencias.
PROGRAMA DEL CONGRESO
De acuerdo a los lineamientos establecidos en la mesa de trabajo de AIAM5 que tuvo lugar en Cali en 2012, la sede del congreso deberá ser seleccionada con mínimo 2 años de anterioridad.
Esta selección se realizara mediante la modalidad de auto postulación y es ideal que se alternen año a año un país del continente americano con un país de Europa o Asia. Asimismo se tiene establecido el realizar una edición del congreso cada año, pero de acuerdo a la disponibilidad de postulaciones este evento podría realizarse cada 2 años, tal y como se establece en el Acta de Adhesión de AIAM5.
Es responsabilidad del país anfitrión, en cabeza de su comité organizador, la disposición de la agenda académica del congreso, que deberá ser aprobada en su versión final por el comité Consultivo del Congreso. Igualmente a medida que se avance con la construcción de la agenda académica el comité Consultivo hará sus aportes correspondientes para el éxito total del componente académico.
Para la construcción de la agenda deberán tenerse en cuenta los siguientes elementos:
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Áreas de Intervención del Congreso Internacional: se definirán de acuerdo con los objetivos generales y específicos del Congreso
o
Bloques de contenidos: de acuerdo a las áreas de intervención se agruparan las temáticas afines, y se les asignará un espacio en el programa.
o
Tiempos: con el fin de asegurar una difusión adecuada del evento así como ajustar la agenda y cerrar definitivamente cada uno de los paneles, se han establecido los siguientes tiempos límites para la presentación de la agenda ante el comité consultivo y su publicación correspondiente:
Primer borrador de la agenda - 8 meses antes de la realización del Congreso.
Agenda definitiva y aprobada para publicación – al menos 3 meses antes de la realización del Congreso.
o
Invitaciones a ponentes: estas invitaciones deberán enviarse como mínimo 6 meses antes de la realización del Congreso y sedespacharán por correo electrónico y aplicando el modelo de carta de invitación el cual se adjunta al presente documento. Con el ánimo de asegurar la participación de los ponentes se deberá indicar en la cartauna fecha límite de respuesta haciendo un seguimiento riguroso y buscando alternativas de reenvió a la falta de respuesta en los 15 díasposteriores a la remisión de la invitación. Asimismo las invitaciones se deberán enviar siempre con acuse de recibo y entrega.
Para todos los ponentes en general se enviarán invitacioneselectrónicas y el comité organizador deberá valorar el envío postal ainvitados y ponentes VIP. De la misma manera luego de la respuesta positiva por parte de los ponentes se les deberá indicar las instrucciones del procedimiento para su participación, consignado las líneas principales de su intervención así como el enfoque que el comité Consultivo haya acordado para dicha sesión . Lo anterior deberá hacerse al menos 2 meses antes de la realización del Congreso.
Lo mismo procede para los moderadores de los diferentes paneles enviando su invitación máximo 5 meses antes de la realización delCongreso.
Teniendo en cuenta que tanto a ponentes como a moderadores se les enviará una invitación para participar en el Congreso, en ambos casos, cuando sea confirmaba la aceptación de dicha participación, se procederá al envío de un texto de agradecimiento así como el envío de la información a desarrollar en la ponencia o los temas y CV de los ponentes que deberá moderar.
Una vez se tiene el programa cerrado y a un máximo de diez días del Congreso, se enviará un informe a cada participante con información detallada sobre la fecha, horario de las ponencias, duración de las mismas y las instrucciones acerca del modo en el cual deberáproceder.
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De acuerdo a la metodología establecida para los Congresos, cada país deberá diseñar un poster que evoque el trabajo interno de cada uno de los programas. Estos posters tendrán unas medidas de tamaño formato pliego, (70 x 100) y deberán ser diseñados a full color. De la misma manera deberán ser enviados a un representante del comité organizador en formato PDF y formato de archivo de diseño. La fecha de envió de los Posters será un mes antes de la realización del congreso y será responsabilidad del país organizador la impresión y exposición espacial de los postres de los programas 5 al día del mundo que estarán participando en el Congreso.
POLÍTICA GENERAL DE INVITACIONES Y COBERTURA DE GASTOS
Es inherente a la organización y la realización del Congreso el auspiciar la asistencia de los países socios de AIAM5 así como la de los países invitados que se perfilan como potenciales miembros de la Alianza. Las condiciones generales del auspicio son las siguientes:
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Se financiará en un 100% a los socios AIAM5 en sus desplazamientos desde la ciudad de residencia y operación hasta la ciudad en donde se realizara el Congreso. o
Se financiará en un 100% a los socios AIAM5 en 3 días hotel.
o
Se financiará en un 100% a los socios AIAM5 en 3 días de alimentación.
o
Solo se financiaría un participante por país. Con la opción de ofrecer paquetes de viaje a otros para gestión propia… (pasajes, vuelos, accesos, comidas, etc.)
o
Se financiara en un 100% otros socios colaboradores de AIAM5siguiendo la línea de solo 1 por país
o
Se enviará una hoja de ruta: vuelos, hotel, y transporte - itinerario a los participantes dando opción a los socios para que ellos mismo seleccionen la mejor opción de acuerdo a sus intereses y necesidades.
o
Se financiará en un 100% los gastos totales de los ponentes y moderadores.
AGENDA GENERAL
La organización de la agenda general del evento deberá considerar sin excepciónalguna los siguientes elementos.
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Día 1 Mesa de Trabajo “5 al día” Internacional
o
La duración será de 1/2 día, aunque lo ideal es que sea de 1 completo
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El orden del día estará listo con al menos 4-5 meses de antelación y será propuesto y aprobado por los socios de AIAM5.
o
Traducción simultánea - si procede, como mínimo al inglés.
o
Debe aspirarse a reunir a cuantos mas representantes programas 5 aldía, mejor
o
Base de datos de invitados (chequear con organizaciones asistentes a mesas anteriores)
o
Seguimiento invitaciones, asegurar que TODOS los socios de AIAM5participen de la mesa (ver punto 3)
o
Promover la participación de socios colaboradores tales como los miembros de IFAVA, así como a potenciales socios con o sin programas 5 al día, y organizaciones internacionales de interés para la Alianza
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mínimo de días de congreso: 1.5 y máximo 2
ASISTENTES
Para garantizar el éxito en el desarrollo de los Congresos en lo que refiere a público y auditorio se deben tener en cuenta los siguientes requerimientos:
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Buscar una ocupación ideal del 80% de cobertura del auditorio del total de su capacidad instalada.
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Seguimiento por la web de las inscripciones y confirmaciones inscripciones.
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Extender la invitación a instituciones académicas de la salud especialmente auniversidades de nutrición, agronomía y a organizaciones de productores, distribuidores y comercializadores del sector de frutas y verduras.
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Extender la invitación a las instituciones del orden público de los sectores desalud, comercio, agricultura, ambiente entre otros.
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Será una prioridad la participación de organizaciones internacionales que desempeñan un papel de autoridad incluso su participación debería llegar hasta la actividad en la mesa de trabajo o talleres, así como en la ponencias.El escenario ideal será que una de estas organizaciones compartan la organización del Congreso como ya se ha hecho en congresos anteriores. estas organizaciones son:, OMS, OPS, FAO, UN, etc.
IMAGEN DEL CONGRESO
La imagen gráfica del Congreso es la pieza clave por la que evento será reconocido en a nivel mundial, para la definición de esta imagen se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
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Debe tener una versión en español y en inglés.
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Debe manejar las características técnicas básicas de cualquier logotipo.
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Su definición debe ser al menos 9 a 10 meses antes de llevarse a cabo elCongreso lo ideal será hacer su presentación formal en el Congresoinmediatamente anterior, es decir 12 meses antes.
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La imagen gráfica deberá incluir una nota o un espacio en donde se haga referencia a AIAM 5
SEDE DEL CONGRESO
Para la sede del congreso es importante tener en cuenta los siguientes aspectos:
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Ciudad – preferiblemente una ciudad que tenga alguna relación cercana con el sector de las frutas y las verduras (con vocación productiva transformadora o de consumo)
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Espacio físico – deberá contar con los requerimientos mínimos para la realización de un Congreso de talla internacional. Así mismo será uno de los primeros factores que se deberá definir a la hora de organizar el Congreso. Se sugiere tener en cuenta auditorios o locaciones de lugares como hoteles, universidades, centros de convenciones y salones de exposición.
SITIO WEB
Es indispensable que el congreso cuente con un sitio web exclusivo para alojar la informaciónconcerniente al evento. Para la construcción y publicación del sitio web se deben tener en cuenta los siguientes elementos:
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El web site debe ser publicado al menos 6 a 5 meses antes de la realización del Congreso.
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El dominio debe mencionar preferente el nombre y la edición del congreso. ejemplo: - aiam5.com/Xcongresodefrutasyverduras. El dominio aiam5.com está reservado para este y otros fines de la Alianza.
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El sitio deberá tener versiones en español e inglés- modelos España, Hungría,
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El sitio deberá incluir igualmente galería de fotos y enlaces a Congresosanteriores así como enlaces a eventos relacionados.
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El sitio deberá contener la información básica institucional del AIAM5objetivos, historia, socios, miembros, logros (presentación prezi) enlazada con la información del congreso: objetivos, áreas de congreso, bloques temáticos, agenda, comités etc. prezi
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El sitio deberá estar vinculado con las redes sociales como mínimo TW, FB, yLinkedin
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El sitio deberá incluir un espacio para inscripciones y seguimiento de losasistentes confirmados.
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El sitio deberá contar con un espacio para colgar las ponencias y los poster en archivo pdf- ejemplo Budapest y Madrid
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El sitio deberá incluir un espacio para patrocinadores e incluir política de patrocinios (sugerencia Fabio)
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El sitio deberá contar con localización a través de google maps para la ubicación del evento
ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN DEL CONGRESO.
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La estrategia de medios debe ser estudiada con antelación por el comitéOrganizador e igualmente debe ser incluida dentro del presupuesto delCongreso. Se recomiendan las siguientes actividades de difusión: Notas de Prensa, redes sociales, pauta en presa y radio etc.
ORGANIZACIÓN EN PARALELO CON OTRO CONGRESO, FERIA, EVENTO DEL SECTOR U OTROS.
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Si se presentara el caso en el que el “Congreso de Promoción al Consumo de Frutas y Verduras” se encuentra dentro del marco de otro gran evento, se debe asegurar una adecuada diferenciación tanto del programa como de los objetivos. Como mínimo debe haber un apartado de AIAM5, dentro del sitio del gran evento así como en las piezas de difusión y publicidad.
PROGRAMA ENTREGA EN EL CONGRESO - MODELOS ECONÓMICOS/BARATOS
MERCHANDISING
El material publicitario que se recomienda para entregarse a los asistentes es la siguiente: Carpeta porta documentos, Programa, Bolígrafo, Regalo ponentes, Acreditaciones, Diploma asistencia y ponencia.
CATERINGS, RESTAURACIÓN
ESPACIO DE EXPOSICIÓN - STANDS
ESPACIO DE POSTERS
ACTIVIDAD LUDICA ENTRETENIMIENTO TIPICO
PATROCINIO Y COLABORADORES
PRESUPUESTO
Partidas básicas
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Programa, Diseño, impresión, envío |
Hospedaje Expertos nacionales e internacionales |
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Operación logística, días 1, 2, 3, 4 |
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Transporte VIP aeropuerto-hotel-aeropuerto, hotel-centro de convenciones-hotel. |
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Equipos de traducción simultanea |
Alquiler STANDS, muestra de productos, gastronómica y entidades científicas. |
TIQUETES AEREOS PAISES INVITADOS y Conferencistas |
Merchandinsing libro de ponencias, Boligrafos, Bolsas, acreditación, diseños creativos, nombre mesas 4 tintas |
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Publicaciones y divulgación en medios |
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